När är det dags att byta ERP-system?
Simon Euström, Channel Sales Manager på Visma
Idag är ett affärssystem mer än bara en plattform för ekonomi och administration – det är kärnan i hela verksamheten. Men precis som företag utvecklas, måste också systemen göra det. Frågan är: när är det rätt tid att byta? Att hålla fast vid ett föråldrat ERP-system kan leda till ineffektivitet, ökad arbetsbelastning och strategiska begränsningar.
Simon Euström arbetar dagligen med att hjälpa företag hitta rätt lösningar för sina affärsprocesser. I den här artikeln går han igenom fem vanliga tecken på att det kan vara dags att uppgradera ert ERP-system.
1. Systemet stödjer inte företagets tillväxt
Affärssystemet ska hjälpa verksamheten att växa, inte begränsa den. Om systemet känns långsamt, har svårt att hantera fler användare eller saknar viktiga funktioner kan det vara ett tecken på att ni vuxit ur det.
Några vanliga problem är att systemet blir segt vid högre arbetsbelastning, att vissa affärsprocesser måste hanteras utanför systemet eller att nya marknader och affärsområden kräver anpassningar som inte stöds.
2. Systemet saknar viktiga integrationer
Få företag använder idag bara ett enda system. ERP-systemet behöver fungera sömlöst ihop med andra viktiga affärssystem, som CRM, e-handel och löneprogram. Om det saknas bra integrationer leder det ofta till manuellt dubbelarbete och ineffektivitet.
Ett modernt ERP-system gör det enkelt att koppla samman olika system och ger bättre insyn i hela verksamheten.
3. För mycket manuellt arbete
Om ekonomi- eller administrationsavdelningen fortfarande hanterar mycket manuellt arbete kan det vara ett tecken på att ERP-systemet är föråldrat. Fakturahantering, avstämningar och rapportering är sådant som idag borde kunna automatiseras.
När manuella processer tar för mycket tid eller ökar risken för fel kan det vara läge att byta till ett system som hjälper till att effektivisera arbetet.
4. Systemet är svårt att använda
Ett ERP-system ska vara ett stöd i arbetet, inte en källa till frustration. Om medarbetarna upplever att systemet är krångligt att arbeta i, eller att det tar lång tid att komma igång för nya anställda, kan det skapa ineffektivitet i verksamheten.
Ett modernt affärssystem är mer intuitivt och ger snabb tillgång till rätt information, vilket gör arbetet både enklare och effektivare.
5. Säkerhet och lagkrav uppfylls inte
Säkerhet och regelefterlevnad är allt viktigare, inte minst med krav på GDPR och skydd av affärskritisk data. Om ert ERP-system saknar regelbundna säkerhetsuppdateringar eller tydliga åtkomstkontroller kan det innebära en affärsrisk.
Genom att byta till ett system som hanterar säkerhet och efterlevnad på ett bättre sätt kan ni få bättre kontroll och minska riskerna i verksamheten.
Är det dags att byta?
Om ni känner igen något av dessa tecken kan det vara läge att börja utvärdera ett nytt ERP-system. Med rätt systemstöd kan företaget arbeta mer effektivt, minska onödig administration och skapa bättre förutsättningar för fortsatt tillväxt.
Vill ni veta mer? Entrion hjälper företag att hitta rätt ERP-lösning – kontakta oss för en kostnadsfri rådgivning.